5 nyttige tips om personlig produktivitet

Nogle produktivitetstip fortjener at blive gentaget. Når jeg selv følger dem fem nedenunder, oplever jeg hver gang mine opgavelister svinder ind, og min selvtilfredshed og følelse af at få noget fra hånden vokser.

De enkelte tip er sådan set indlysende, men, indrømmet, i en travl hverdag falder jeg i, og de smarte arbejdsprocesser drukner i mindre produktive vaner. Så er det godt at blive mindet om det, jeg allerede godt ved. Derfor er her en genopfrisker på fem tip, der gør der mere effektiv

1) Start dagen med en opgave du ikke gider

At udsætte upopulære opgaver er en national sport. Overspringshandlingerne står i kø, når vi konfronteres med en vigtig opgave, vi egentlig ikke gider. Vi ved opgaven skal løses, og selvom deadline rykker nærmere og nærmere, så skal vi alligevel først have en kop kaffe, fylde papir i printeren, snakke med regnskabsafdelingen om et eller andet ligegyldigt bilag og se om der er kommet et nyt opslag på Facebook eller LinkedIn – selvom vi tjekkede for 5 minutter siden.

Gør det til en vane at starte dagen med en opgave, du ellers bare vil bruge dagen på at udskyde. Fordelen er, at du får taget tyren ved hornene. Opgaven skal alligvel løses på et eller andet tidspunkt, og ved at få den afsluttet som det første, får din hjerne et kick af at få det overstået. Desuden kan du nu med god samvittighed kaste dig over de opgaver, du godt kan lide. Resten af dagen bruger du heller ikke så meget tid på overspringshandlinger. Simpelthen fordi du nu er i gang med opgaver, du har lyst til at arbejde med.

2) Læg opgaverne i kalenderen

En to-do-liste er blot en ønskeseddel, eller et overblik. Den siger intet om hvornår opgaverne bliver færdige. Desuden har to-do-lister det med at være overambitiøse, fordi de ikke tager højde for hvor lang tid den enkelte opgave tager.

Derfor kan du hjælpe dig selv ved at lægge opgaverne i din kalender efter du har vurderet hvor meget tid du skal (eller vil) bruge på hver enkelt opgave.

Følg detgodejob.dk på Facebook

For de fleste er det urealistisk at blokere mere end halvdelen af deres arbejdstid til egne opgaver. Kolleger, chefer og Murphys lov spiser sædvanligvis meget mere af vores tid end vi egentlig gør os klart. Derfor er det også en god ide at blokere formiddagen til dine opgaver på to-do-listen. Det er her din hjerne er mest frisk og når eftermiddagen nærmer sig er der helt sikkert sket et eller andet i organisationen, som kræver din opmærksomhed og tid.

3) 30 minutter er bedre end ingen

I forlængelse af ovenstående tip, så er det i brandslukningens hellige navn lettere at løse en masse små opgaver, end at få tid til de store opgaver. Dem, som kræver mange timer og som kræver meget tankevirksomhed.

Igen er det for de fleste svært at rive hele dage ud af kalenderen, og derfor skubber man de store opgaver foran sig. Med kronisk dårlig samvittighed til følge. Her er det vigtigt at huske de gamle mundheld ”lidt har også ret” og ”godt begyndt er halv fuldendt”. På 15, 30 eller 45 minutter kan vi faktisk nå en hel del. Og desuden giver det følelsen af at være kommet i gang og det giver hjernen det første konkrete skellet at arbejde videre ud fra. Så næste gang du afsætter tid til opgaven – også selve det blot er en halv eller hel time – så får du mere fra hånden, da du allerede har tænkt nogle tanker om hvad de næste skridt skal være.

4) Læs kun hver enkelt mail én gang

John F. Kennedy siges at have været en utrolig effektiv mand. Et af hans trick var kun at røre et stykke papir én gang. Forstået på den måde, at når han fik en problemstilling ind på sit bord, læste han kun materialet én gang, og træf så en beslutning eller gjorde det, der skulle til for at sagen rykkede fremad.

Men andre ord udsate John F. Kennedy sjældent en opgave for at vende tilbage til den på et senere tidspunkt.

Oversat til den digitale tidsalder er løsningen: Læs kun mail, når du har tid til det. Og giv dig selv tid til at gøre en mail færdig, når du først er gået gang med den. Stress kommer af alle de ting, vi ved, vi skal gøre, men ikke får gjort. Omvendt er får vi et lille skud energi fra belønningscenteret, når vi afslutter en opgave.

Når det brænder på, falder jeg i den modsatte grøft. Så tjekker jeg mail ved at kigge på dem, registrere at jeg skal gøre et eller andet ved dem, og så udskyder den nødvendige handling, fordi jeg har travlt. Og herefter skynder jeg mig videre til næste mail, som jeg så også udsætter.

Resultatet er en mailboks, der bare vokser og vokser, samtidig med at mit overblik bliver mindre og mindre.

Læs også: Få mere i løn – selvom din chef ikke vil give dig flere penge

Gør det til en vane kun at læse en mail én gang. Løs hvad end der skal løses. Og slet så mailen eller flyt den til dit arkiv.

Kræver mailen mere end 5 minutter at løse, så planlæg hvornår den skal løses, læg den i kalenderen (tip nr. 2) og flyt den til en særlig mappe, så den ikke ligger og fylder i indboksen.

Dette er en af de produktivitetsregler jeg har allersværest ved at overholde, men hold op hvor det spiller, når jeg kan holde disciplinen.

5) Planlæg din arbejdesdag dagen før

Dette er et af de tip, der har allerstørst indvirkning på mine langsigtede mål. Jeg når næsten altid min her-og-nu-opgaver og det, der brænder på i løbet af dagen.  Mine store opgaver og mine langsigtede mål lider dog, når dagen går brandslukning og alt det jeg bombareres med i mailboksen.

Måden at undgå problemet på er for mig at slutte dagen af med at planlægge hvad jeg skal lave i morgen. På den måde, får jeg luften til at afsætte tid til de større opgaver, før morgendagens mail og ildebrænde indtræffer.

Her hjælper det at lægge tid i kalenderen og acceptere at 30 minutters forkuseret arbejde er bedre end ingenting (tip 2 og 3).

Dermed begynder jeg næste dag med et klart overblik over hvad jeg skal nå. Jeg kan nu også bedre filtrere alle de opgaver, som rammer mig i løbet af dagen, og vurdere hvad der er vigtigt nok til at forstyrre dagens plan og hvad, der ikke er.

Dagens rytme

Når det køre for mig og min produktivitet er i top, ser mine arbejdsdage nogenlunde sådan ud:

  • Dagen starter med at få en eller anden irriterende opgave fra hånden – stor eller lille
  • Dernæst bruger jeg en time eller to til at rykke på en eller flere større opgaver, da jeg er klart er mest frisk og skarp om formiddagen
  • Omkring middag kaster jeg mig over mailboksen og sidder fokuseret og rydder mail af vejen i 30 til 60 minutter.
  • Resten af dagen går med ad hoc-opgaver, møder, telefonsamtaler og andre mindre ting
  • Dagen slutter med at jeg lægger en plan for næste dag

Der er selvfølgelig er der utallige variationer, men det er den skabelon jeg sigter efter. Blandt andet søger jeg for det meste for at lægge møder om eftermiddagen for at holde formiddagen fri til min daglige skod-opgave og mine større projekter.

Som sagt falder jeg nogle gange (eller ofte)i og glemmer hvordan jeg er mest effektiv. Men når det spiller, så spiller det maks, og jeg bliver en tornado on fire. Og hvad vigtigst er; jeg får det rigtig godt med mig selv.

Leave a Comment

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.