Har du opgaver, som keder dig? Som du er for god til? Som dræner dig for energi? Så gør noget ved det og kom af med dem.
Det er vigtigt, at du ikke bare går ind til chefen og siger: ”Nu gider jeg ikke lave X mere”. Det efterlader nemlig din chef med to problemer. Et: Hvem skal så løse opgaven. To: Hvad skal du lave i stedet for? Med mindre du er chefens kæledække, så er det aldrig en god ide at give din chef problemer.
Ved i stedet at følge nedenstående opskrift, kan du ofte komme af med opgaverne uden at hverken din chef eller dine kolleger føler, at du bare tørrer de sure opgaver af på dem.
Hvis du følger de 7 trin nedenunder, kan du i stedet præsentere din chef for en løsning, som både fjerner opgaven fra din tallerken OG hjælper chefen til stadig at få løst opgaven. Hvis du er rigtig heldig, vil du samtidig hjælpe en af dine kolleger til et mere spændende job.
Målet er at analysere opgaven, finde ud af hvordan den eventuelt kan løses bedre og – her ligger nøglen – finde ud af om opgaven kan ændres til noget mere spændende eller overtages af en anden i virksomheden.
Opskriften er som følger:
- Beskriv de opgaver du vil af med
- Vurder vigtigheden i opgaverne
- Find ud af hvordan opgaverne skal løses uden dig
- Find kolleger, som du kan hjælpe med at hjælpe dig
- Find de opgaver, der skal udfylde den tid du får frigivet
- Find det rigtige tidspunkt at fortælle din chef om opgaverne
- Hold fast og tilbyd dig på andre områder
Beskriv de opgaver du vil af med
Start med at beskrive den opgave, du vil af med. Gør dig umage med at få detaljerne med. Hvad går opgaven ud på? Hvor lang tid tager den? Hvor ofte skal den løses? Er der andre, der hjælper dig med opgaven? Hvem modtager opgaven, når den er færdig; kunder, din leder, dine kolleger, andre afdelinger, myndighederne?
Grunden til, at du skal bruge tid på at beskrive opgaverne, er, at det er spørgsmål som disse, din chef kan finde på at stille dig senere i processen. Hvis du ikke kan svare klart og tydeligt, skaber du nervøsitet hos din chef. Ting, der virker ligegyldige for dig, er vigtige for din chef, fordi han/hun ikke kender opgaverne lige så godt som dig. Derfor skal du skabe tillid til, at du har styr på den opgave, du gerne vil af med.
Hvis du ikke selv kender opgaven til bunds, kan du fremstå uengageret og overfladisk overfor dine egne opgaver. Det er ikke et godt udgangspunkt, når du skal bede din chef om at slippe for en opgave. Gode medarbejdere får ofte hvad de gerne vil have. Knap så gode må kæmpe hårdere og får ofte nej.
Desuden skal din analyse af opgaven bruges, når du skal vurdere vigtigheden af opgaven og når du skal finde kolleger, som du skal hjælpe med at hjælpe dig.
Vurder vigtigheden i opgaverne
Dette punkt kan gøre dit liv meget lettere meget hurtigt. Spørg dig selv: Hvorfor laver vi overhovedet opgaven? Hvem gavner den? Og hvad ville der ske, hvis vi holdt op med at lave den?
Er du heldig, finder du ud af, at opgaven er overflødig. Ting, der tidligere var vigtige, kan miste deres betydning. Eller de kan være sat i værk af en chef, der ikke længere er i virksomheden, og nu er der ingen af de tilbageværende chefer, der interesserer sig for den.
Det er helt naturligt, at opgaver mister deres værdi over tid, og – overraskende nok – sker det ofte uden nogen opdager det. Brug lidt tid på at spørge dem, der modtager resultatet af din opgave, hvad de bruger det til. Er det relevant? Kunne det være bedre? Hvis ingen kan give dig et præcist svar, så er der grund til at bore i det og undersøge hvad, der ville ske hvis du holdt op med at løse opgaven.
Kan opgaven fjernes uden nogen savner den, så gå straks til chefen og fortæl ham/hende om det. Du slipper for opgaven og tjener samtidig point på at være den årvågne medarbejder. Job done!
Er du ikke så heldig, at opgaven er overflødig, er der stadig mulighed for at opgaven kan skæres anderledes eller at dele af den kan skæres væk. Her skal du især undersøge de kedelige dele af opgaven. Kan du gøre opgaven til at leve med, eller direkte spændende igen, ved at fjerne irrelevante dele? Kan du ændre opgavens fokus, så den får mere værdi for virksomheden og for dig? Hvis ja, så er det igen straks ind til chefen, og få det til at ske.
Selvom du ikke finder den tilrettede opgave spændende, så er dine forslag til hvordan opgaven bliver mere værdifuld for virksomheden et vigtigt element. Når du konfronterer din chef med dit ønske om at slippe opgaven tilbyder du samtidig en bedre løsning til gavn for hele virksomheden. Derfor er det svært at anklage dig for kun at tænke på dig selv og dine egne interesser. Du er med andre ord ikke blot en, der forsøger at slippe for en opgave.
Find ud af hvordan opgaverne skal løses uden dig
Vi kommer nu til et kritisk, og til tider lidt svært punkt. For en ting er, at du gerne vil af med opgaven, men hvordan skal den så løses fremadrettet?
Alt for mange tænker: ”Det må være min leders problem. Det er jo han/hende, der bliver betalt for at lede og fordele arbejdet”. Tjaa…Sådan spiller klaveret bare ikke.
Din chef synes det er møgirriterende, at du dukker op med et problem, lægger det på bordet og skrider ud af kontoret igen. For hvad skal din chef nu gøre? Alle andre i jeres virksomhed har sikkert nok at lave og synes ikke det er fedt at skulle arbejde endnu mere, blot fordi du er træt af dine opgaver. Desuden har din chef givet netop dig opgaven, og det er jo i sagens natur at lede og fordele arbejdet.
http://detgodejob.dk/nyhedsbrev/
Et eviggyldigt karrieretip lyder ”præsentér aldrig et problem for din chef uden også at foreslå en løsning”. Din chef er ansat til at træffe beslutninger, så hjælp din chef med at træffe gode beslutninger. Det er dig, der kender opgaven, så når du ikke længere vil løse den, skal du give din chef et konkret forslag til, hvad der så skal ske med den.
Under forudsætning af at du allerede har skåret opgaven til, så den er så optimal som muligt, er der nu to muligheder: Betale nogen udenfor virksomheden for at udføre opgaven eller få en anden i virksomheden til at overtage.
At udlicitere til en underleverandør eller en samarbejdspartner kræver ofte en del forarbejde, involvering af økonomiafdelingen og godkendelse fra andre end blot din egen chef. Hvis du ser dette som den mest sandsynlige løsning, så kør med den.
Alternativt skal du altså finde en anden, der har lyst til at løse opgaven.
Led efter kolleger, som gerne vil arbejde med opgaver a la den du vil af med. Eller som har mindre erfaring end dig og derfor leder efter mere avancerede opgaver. Man bliver ofte fartblind og tænker, at ingen gider arve ens dårlige opgaver. Men det som er kedeligt for nogen, er spændende, nyt og kompetenceudviklende for andre.
Desuden lægger forskellige persontyper vægt for forskellige aspekter af en opgave. Nogle hader at arrangere årets julefrokost, og andre kan ikke vente til næste højtid, så de igen får lov til at puste balloner op. Nogen elsker at stemme bilag af, mens andre hellere vil henrettes ved daggry.
Lad være med at tænke, at alle andre er som dig, og gå på opdagelse efter kolleger, som gerne vil overtage din opgave.
Lav en liste over potentielle kandidater og tag kontakt. Kan du overhovedet ikke finde nogen, må du springe næste trin over og gå direkte til at tale med din chef om mulighederne.
Find kolleger, som du kan hjælpe med at hjælpe dig
Det er nu tid til at tale med dine kolleger og høre hvad de tænker om den opgave, du gerne vil af med.
Du skal både sælger opgaven som noget positivt og du skal samtidig være ærlig om alt hvad opgaven indebærer. Lyver du opgaven bedre end den er, bliver prisen en potentielt meget sur kollega, som føler du har solgt dem katten i sækken. Den slags har en tendens til at ramme dig i nakken. Desuden tjener du heller ikke point hos din chef, når han/hun skal håndtere en sur medarbejder, der åbent og direkte forklarer hvad der er sket, hvordan medarbejdere ikke længere gider have opgaven og refererer til dig som ”den store, dumme, løgnagtige skid”.
Fortæl hvad opgaven er og hvorfor du tænker den er interessant for din kollega. Fortæl også om hvorfor du vil af med opgaven. Prøv at formulere det positivt. For eksempel”Nu har jeg arbejdet med det i 5 år, og synes efterhånden det er blevet for meget rutine. Det gør, at jeg ikke har nok fokus på den og jeg har opdaget, at den faktisk kan løses bedre, hvis vi XXX [indsæt resultatet af din analyse]. Derfor tænkte jeg faktisk på, om du vil være interesseret i opgaven. Jeg synes, du er rigtig god til XXX, og jeg tænker, at det kunne være et spændende skridt for dig at få mere ansvar indenfor [det opgaven handler om]”.
Det er umuligt at give dig en håndfast opskrift på, hvordan du skal gøre en kollega interesseret i din opgave. Brug din charme, dit kendskab til kollegernes styrker og jobønsker og vær ærlig og direkte, så dine kolleger får tillid til, at du vil dem det bedste.
Når du har fundet en kollega, der kan se lyset, så bed denne om at tænke over hvordan de kan få plads til opgaven blandt deres øvrige opgaver. Stik dem eventuelt samme opskrift som du læser nu, og lad dem selv finde opgaver, de kan skære væk eller få andre til at tage. Det er vigtigt, at det er realistisk, at din kollega rent faktisk kan overtage opgaven, da det er en af hjørnestenene, når din chef skal overbevises.
Find de opgaver, der skal udfylde den tid du får frigivet
Dette skulle gerne være den lette og sjove del. Det er nemlig her du får lov til at drømme om hvad din arbejdstid skal fyldes op med i stedet for den opgave, du giver slip på.
Med mindre din chef ved, at du har langt flere opgaver end du kan klare, bliver du nødt til at kunne vise din chef, hvad den frigivne tid bliver brugt på. Det kan enten være helt nye opgaver eller gamle, som du vil kaste mere energi i. Uanset hvad du vælger, så skal det være opgaver, som din chef kan se en værdi i og gerne vil prioritere. På den måde sikrer du dig, at din chef kan drømme med på din drøm om hvilke opgaver du skal prioritere.
Dette er kronen på værket. Ikke nok med at du forbedrer opgaveløsningen og finder en konkret løsning på hvem, der skal løse din gamle opgave. Du har også en ide til hvilke andre opgaver du vil løse i stedet. Opgaver, som du chef umiddelbart kan se fornuften i.
Find det rigtige tidspunkt at fortælle din chef om opgaverne
Du er nu klar til at involvere din chef. Har du gjort dit hjemmearbejde, har du fem ting klar
- En klar forståelse af den opgave du vil af med
- Et forslag til hvordan opgaven kan ændres, så den bliver mere effektiv og til mere gavn for virksomheden
- Et forslag til hvordan opgaven skal løses efter du har givet slip
- Forhåbentlig navnet på en medarbejder, som hellere end gerne vil overtage opgaven, og en klar plan for hvordan det kan ske
- Nye opgaver, som vil blive løst, hvis din chef går med på din plan
Nu gælder det blot om at fange din chef på et godt tidspunkt. Et tidspunkt, hvor han/hun har tid til at tale med dig og tid til at fordybe sig i dine argumenter og dine løsninger. Med andre ord: Sørg for at du er alene med din chef, og at I ikke bliver afbrudt.
Følg detgodejob.dk på Facebook
Om du skal aftale et møde med din chef eller bare tage det, når lejligheden byder sig, er op til dig og jhvad du tror passer bedst til din chef. Vælg dog hellere en god lejlighed i stedet for at vente på den perfekte. Det er nu du er klar, så det er nu det er tid til handling.
Hold fast og tilbyd dig på andre områder
Det vil være helt naturligt for din chef at give dig lidt modstand på dit forslag. Du beder om at rykke rundt på opgaverne, og din chef skal lige have tid til at forstå dine motiver og forstå dit forslag til den nye opgaveløsning.
Lad det endelig ikke slå dig ud. Giv plads til chefens spørgsmål og bekymringer, men stå omvendt fast på, at det er en opgave, du meget gerne vil af med. Gentag at du faktisk har gjort en stor indsats for at din afgang fra opgaven komme til at ske så smertefrit som muligt og at der endda kan være fordele ved dit løsningsforslag, som stiller både virksomheden og andre medarbejdere bedre.
Hvis ikke chefen træffer en afgørelse med det samme, så følg løbende op på emnet, og hold fast i at du vil af med opgaven. Mind chefen om de opgaver, du kan begynde at løse, så snart du får fjernet den gamle.
Det er ok ikke at gide en opgave
Langt de fleste synes det er sjovt at få nye opgaver. Opgaver, som er udfordrende og som presser vores evner lidt. I hvert fald nok til at vi har det godt med os selv, når vi har klaret dem, og føler os lidt bedre end vi var i går.
Alt nyt famler dog, og det vi synes var sjovt og udfordrende i går, virker kedeligt og trættende i dag. Kedsomhed har dræbt mange arbejdsdage ved at tage gnisten ud af folk.
Nogle personer har dog meget svært ved at gøre noget ved kedelige opgaver. Af ren loyalitet overfor systemet eller chefen bliver opgaverne løst – for det er jo det man er blevet bedt om.
Med den indstilling går man glip af mange gode timer på ens arbejde. Desuden risikerer man at løse opgaver, som tiden er løbet fra og som derfor ikke har nogen værdi.
Test dig selv og dine opgaver. Vælg to-tre opgaver, som du ikke er vild med. Løb punkterne i ovenstående opskrift igennem. Skulle du finde ud af at pågældende opgave kunne trænge til nye øjne eller til at blive omdefineret er det meget lettere at forsvare overfor dit loyale jeg at der bør gøres noget ved det.
Mit personlige råd er altid at minimere antallet af opgaver, som man er ked af. Arbejdslivet er simpelthen for langt til andet.
